Vsak prosilec za inkubacijo mora najprej izpolniti vlogo, ki se nahaja spodaj. Vloga vsebuje osnovne podatke o podjetju, kratek opis glavnih produktov podjetja, izkaz finančnega poslovanja v preteklem letu za podjetja, ki to že imajo, ter kratek povzetek načrta za naslednjih pet let vključno s finančno konstrukcijo.

Priloge vlogi so dokazilo o ustanovitvi podjetja (izpis iz ustreznega registra), poslovni načrt, življenjepis nosilca dejavnosti ter Potrdilo FURS o poravnanih obveznostih, ki ni starejše od 10 dni.

Poslovni načrt:
Poslovni načrt je pripomoček za načrtovanje in kontrolo uresničevanja podjetniške ideje. V njem so predvideni poslovni cilji, dolgoročne aktivnosti, rezultati, tveganja, konkurenca, trženje in ostalo, kar zmanjšuje poslovno tveganje ter povečuje možnosti izkoriščanja poslovne ideje. Gre za temeljni dokument, ki je najprej namenjen podjetniku in šele nato ostalim institucijam, kot so inkubatorji ter morebitni sofinancerji poslovne dejavnosti, na primer banke, strateški partnerji, vlagatelji in podobno. Poslovni načrt ne sme biti predolg in po navadi ne obsega več kot 30 strani.

Življenjepis:
Namen predložitve življenjepisa podjetnika oziroma upravljavskega tima je preveritev zmožnosti podjetnika oziroma tima, da dejansko uresniči svoj poslovni načrt. Na razpolago so različni modeli življenjepisov, vendar naj bi vsak življenjepis obsegal podatke, kot so predvideni po predlogi EUROPASS (v prilogi spodaj).

Postopek ocenjevanja
Direktor oziroma z njegove strani imenovan zaposleni najprej preveri administrativno ustreznost vloge (ali je na pravilnem obrazcu in je popolna, ali so priložene vse priloge) in vlagatelja obvesti o morebitnih dopolnitvah najkasneje v treh delovnih dneh po prejemu vloge. Vlagatelj ima za morebitno dopolnitev časa najmanj 8 dni (v kolikor gre za dopolnitev obrazca vloge ali manjkajoče potrdilo o registraciji oziroma življenjepis) oziroma največ 15 dni (v kolikor gre za manjkajoč poslovni načrt).

Po dopolnjeni vlogi direktor celotno vlogo posreduje komisiji za sprejem. Komisija mora sklep o doseženih točkah vlagatelju posredovati v roku največ 15 dni po prejemu.

Sprejem podjetja
V primeru pozitivno ocenjene vloge s strani komisije mora direktor inkubatorja z nosilcem dejavnosti oziroma direktorjem podjetja podpisati pogodbo o inkubiranju najkasneje v 8 dneh od sklepa komisije za sprejem. Pogodba o inkubiranju natančneje opredeljuje obveznosti in pravice inkubiranega podjetja ter medsebojna razmerja med inkubatorjem in podjetjem.
Pogodba se podpiše za določen čas, in sicer največ do 5 let od ustanovitve inkubiranega podjetja. Na podlagi pogodbe o vključitvi se pripravi pogodba za najem poslovnih prostorov.

Prilogi:
Vloga za vključitev v inkubacijo
Vzorec življenjepisa